Meister der Tabellenkalkulation: Wie man Leerzeichen in Microsoft Excel entfernt
Eines der meistgenutzten Softwareprogramme für die Datenanalyse und -verarbeitung ist zweifellos Microsoft Excel. Mit seinem vielfältigen Funktionsspektrum ermöglicht es den Nutzern, komplexe Datensätze zu sortieren, zu analysieren und zu visualisieren. Aber auch bei vermeintlich simplen Aufgaben, wie der Bereinigung von Daten, kann Excel ein wertvoller Helfer sein. Ein typisches Beispiel hierfür ist das Entfernen von Leerzeichen in einer Zelle oder Spalte. Zwar mag dies trivial klingen, doch in einem größeren Datensatz kann das durchaus mühsam sein. Daher werden wir uns in diesem Beitrag genauer damit beschäftigen, wie man in Excel Leerzeichen beseitigt.
Das Problem mit den Leerzeichen
Viele Daten, die man in Excel importiert, sind nicht immer perfekt formatiert. Manchmal können zusätzliche Leerzeichen in Zellen oder Spalten vorhanden sein, die die Datenanalyse und -verarbeitung erschweren. Diese nicht sichtbaren Schurken können zu erheblichen Problemen führen, wenn man Formeln oder Funktionen auf die betroffenen Zellen anwendet. Das macht die Beseitigung von Leerzeichen zu einer essentiellen Fähigkeit für jeden, der regelmäßig mit Excel arbeitet.
Excel-Funktionen zur Rettung
Excel bietet verschiedene Funktionen, um diese Aufgabe zu meistern. Die wichtigsten davon sind die Funktionen GLÄTTEN, SUCHEN, und ERSETZEN.
- GLÄTTEN: Die GLÄTTEN-Funktion in Excel wird verwendet, um alle Leerzeichen in einer Zelle zu entfernen, die vor oder nach dem eigentlichen Text stehen. Sie kann jedoch keine Leerzeichen entfernen, die innerhalb des Textes liegen.
- SUCHEN und ERSETZEN: Mit der Kombination aus den Funktionen SUCHEN und ERSETZEN können wir auch die innerhalb des Textes liegenden Leerzeichen beseitigen. Diese Methode ist besonders nützlich, wenn wir alle Leerzeichen aus einem Text entfernen möchten, nicht nur die am Anfang und Ende.
GLÄTTEN Funktion im Detail
Um die GLÄTTEN-Funktion zu verwenden, müssen Sie die folgende Syntax in die Zelle eingeben, aus der Sie die Leerzeichen entfernen möchten: =GLÄTTEN(Zelle).
Wenn Sie zum Beispiel das erste Leerzeichen in der Zelle A1 entfernen möchten, würden Sie folgendes eingeben: =GLÄTTEN(A1).
Nachdem Sie die Formel eingegeben und die Eingabetaste gedrückt haben, wird Excel alle Leerzeichen am Anfang und Ende des Textes in der Zelle A1 entfernen.
Die Kombination von SUCHEN und ERSETZEN
Die Funktionen SUCHEN und ERSETZEN können zusammen verwendet werden, um alle Leerzeichen in einer Zelle zu entfernen, auch die innerhalb des Textes. Die Syntax dafür lautet: =ERSETZEN(Zelle;SUCHEN(" ";Zelle);1;"").
In diesem Beispiel ersetzt die Formel alle Leerzeichen in der Zelle, auf die sie angewendet wird, mit Nichts – sie entfernt sie also.
Die Formel =ERSETZEN(Zelle;SUCHEN(" ";Zelle);1;"") funktioniert folgendermaßen: Die Funktion SUCHEN wird zuerst ausgeführt und sucht in der angegebenen Zelle nach dem ersten Leerzeichen. Dann wird die Position dieses Leerzeichens an die Funktion ERSETZEN übergeben. Diese Funktion nimmt dann die Zelle, die Position des Leerzeichens und den Ersatztext (in diesem Fall ist es Nichts, also „“), um das Leerzeichen durch Nichts zu ersetzen.
Beachten Sie, dass Sie die obige Formel auf jede Zelle anwenden müssen, aus der Sie Leerzeichen entfernen möchten. Eine effizientere Methode, um diese Operation auf eine ganze Spalte anzuwenden, ist die Verwendung der Spaltenreferenz in der Formel, wie im nächsten Absatz beschrieben.
Großflächige Anwendung: Ganze Spalten bereinigen
In der Praxis müssen Sie oft Leerzeichen aus vielen Zellen gleichzeitig entfernen, möglicherweise sogar aus einer ganzen Spalte. Sie können dies erreichen, indem Sie die Formel auf die gesamte Spalte anwenden.
Angenommen, Sie möchten alle Leerzeichen aus der Spalte A entfernen. Sie würden in der ersten Zelle der Spalte B (B1) die folgende Formel eingeben: =ERSETZEN(A1;SUCHEN(" ";A1);1;"") und dann die Zelle B1 auf die gesamte Spalte B erweitern, indem Sie den kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke der Zelle B1 anklicken und nach unten ziehen.
Umgang mit mehreren Leerzeichen
Was passiert jedoch, wenn mehr als ein Leerzeichen in einer Zelle ist? In diesem Fall müssen Sie die Formel mehrmals anwenden, bis alle Leerzeichen entfernt sind.
Hier ist ein Trick, um dies zu vermeiden: Sie können eine Funktion namens WECHSELN verwenden. Die WECHSELN-Funktion ersetzt alle Vorkommen eines bestimmten Zeichens oder einer Zeichenfolge in einem Text durch eine andere Zeichenfolge. Hier ist die Syntax: =WECHSELN(Zelle; " "; "").
Diese Formel entfernt alle Leerzeichen aus der Zelle, unabhängig davon, wie viele es gibt oder wo sie sich befinden.
Schlussbemerkung
Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen einige wertvolle Tipps zur Bereinigung Ihrer Excel-Daten geben. Das Entfernen von Leerzeichen ist oft eine der ersten Aufgaben, die bei der Datenbereinigung anfallen, und die genannten Excel-Funktionen sind dabei von unschätzbarem Wert. Obwohl es etwas Zeit und Übung erfordern kann, diese Funktionen zu beherrschen, wird es sich sicherlich auszahlen, wenn Sie feststellen, wie viel einfacher und genauer Ihre Datenanalyse und -verarbeitung wird. Excel ist ein leistungsfähiges Werkzeug, und durch die optimale Nutzung seiner Funktionen können Sie Ihre Produktivität erheblich steigern.