Nie mehr Datenchaos: einzigartige Dateibeschriftung

Chaos auf der Festplatte, unterschiedliche Dateinamen, diverse Beschriftungen… mit solchen Problemen kämpfen sicherlich die meisten von Euch. Abhilfe schafft natürlich eine gut durchdachte Datenbank, sei es für Dokumente oder Bilder, mit der Dateien systematisiert, kategorisiert und letztlich auch gesucht werden können. Für den privaten Bereich ist das jedoch ziemlich umständlich, so dass eine vernünftige, schnelle und einfache Lösung gefunden werden muss, mit der Dateien auf dem Computer so bezeichnet werden können, dass man sie möglichst schnell wiederfindet, zuordnen kann und sicherstellen kann, dass sich Dopplungen vermeiden.

Es gibt für diese Zwecke natürlich viele Ansätze – von denen, so viel sei bereits gesagt, die meisten zum Scheitern verursacht sind. Studierende, die beispielsweise ihre Seminar- oder Abschlussarbeiten schreiben müssen, speichern ein und dieselbe Datei häufig unter einem neuen Namen. Im Ergebnis entsteht ganz einfach Chaos:

• Masterarbeit_mit_Inhaltsverzeichnis
• 08.2020 Version 1
• „masterarbeit-final-neu-1“,
• Masterarbeit22-August Version2-nur ohne Inhalt
• „masterarbeit-final-neu-2“,
• „Masterarbeit wirklich die letzte Version“
• Und viele mehr…

Nach ein paar Tagen hat hier jeder noch so strebsame und strukturierte Mensch den Überblick verloren. Ähnlich ist es mit normalen Dateien und Ordnern, die auf dem Computer abgespeichert werden. Eine unterschiedliche Bezeichnung führt auch bei Bildern dazu, dass Bilder ggf. doppelt benannt werden, oder aufgrund der verschiedenen Titulierung nicht vernünftig sortiert werden sollen. Das ist vor allem dann ärgerlich, wenn man beispielsweise eine Slideshow starten möchte, um die Bilder der Reihe nach seinen Freunden und Bekannten zu zeigen.

Die Lösung:

Es gibt grundsätzlich nur ein einziges, gültiges Format, um Dateien einwandfrei, exakt, einzigartig, logisch und stets wieder auffindbar zu bezeichnen: Wählt das englischsprachige Datumsformat, setzt Bindestriche zwischen die Zahlen und lasst eine Beschriftung hinter einem weiteren Bindestrich folgen. Alle Buchstaben werden klein und zusammengeschrieben, keine Sonderzeichen, keine Sonderbuchstaben und keine Leerzeichen.

Beispiele für eine ideale Beschriftung:

• 2020-06-28-masterarbeit-mueller
• 2019-04-19-gedicht-hochzeit-laura-michael
• 2022-05-05-liste-mit-produkten-fuer-grillparty

Ihr seht: Allein durch das Datumsformat am Anfang, ist eine sinnvolle Sortierung möglich. Würdet Ihr das deutsche Datumsformat verwenden, könnte wiederrum im Windows-Explorer, oder jedem anderen Dateimanagementsystem, nicht mehr chronologisch sortiert werden. Man müsste sich auf die Dateiinformationen von Windows verlassen (diese sind aber bekanntlich nicht immer korrekt, vor allem dann nicht, wenn einzelne Dateien verschoben, kopiert oder neu angelegt werden).

Durch die zuvor dargestellte Schreibweise könntet Ihr theoretisch sämtliche Dateien, die Ihr erstellt, in einem einzigen Ordner platzieren: Ihr könntet zu jeder Zeit sicherstellen, dass eine chronologische Sortierung möglich ist – sogar unabhängig davon, wie die Datei nach der Datumsangabe benannt werden. Selbst wenn nach dem Datum „final-neu-2-b“ etc. folgt, hätte das keine Auswirkung auf die Sortierung.

Ich nutze diese Sortierung bereits seit ein paar Jahren und habe seitdem überhaupt keine Probleme mehr, verschiedene Dateien auf meinem Computer zu finden und entsprechend zu sortieren. Da ich sehr häufig mit zahlreichen Bildern und Kurzvideos arbeite, ist ein chronologisches Abspielen zu jeder Zeit gewährleistet.

Übrigens habe ich nicht begonnen, rückwirkend alle Dateien zu beschriften. Das wäre natürlich auch viel zu viel Arbeit. Man kann mit dieser Methode aber zu jedem Zeitpunkt starten und wird sehen, dass es generell einfach übersichtlicher und deutlich praktischer in der Handhabung ist.