Jedes Start-up braucht jemanden, der die Buchhaltung übernimmt und alle Geschäftsvorfälle erfasst, aufzeichnet und richtig verbucht. Nur so kann das Unternehmen besser planen und dem Finanzamt auf Nachfrage zugleich Nachweise über alle Einnahmen und Ausgaben vorlegen.

Buchhaltung in Unternehmen

Gerade Start-ups haben oft keine großen Buchhaltungsabteilungen, die sich um alles kümmern, sondern erledigen die Buchführung oft nur nebenher. So kommt es schnell dazu, dass wichtige Rechnungen vergessen oder Buchungen zu spät festgeschrieben werden. In diesem Fall kann eine Buchhaltungssoftware Abhilfe schaffen, denn sie vereinfacht die Vorgänge, automatisiert sogar einige davon und erinnert den Nutzer an wichtige Fristen.

Rechnungen richtig schreiben

Um Geld für erbrachte Leistungen oder die verkauften Waren zu erhalten, müssen Unternehmen Rechnungen schreiben, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und möglichst keine Fehler enthalten. Damit alles seine Richtigkeit hat, dürfen wichtige Angaben wie Name und Anschrift von Leistungsempfänger und leistendem Unternehmen, Steuernummer oder Umsatzsteuernummer, der separat ausgewiesene Umsatzsteuersatz und viele weitere Informationen auf keinen Fall fehlen. Überdies müssen natürlich alle Beträge ordnungsgemäß zusammengerechnet und die einzelnen Leistungen übersichtlich aufgelistet und beschrieben werden, damit auch in ein paar Jahren noch nachvollziehbar ist, was hier an wen verkauft worden ist. Wer noch nie eine Rechnung verfasst hat, kann von einem Buchhaltungsprogramm profitieren und dort einfach nur die vorhandenen Muster mit den eigenen Daten befüllen, sodass das Risiko von groben Fehlern deutlich sinkt.

Forderungsmanagement und Mahnwesen

Offene Rechnungen, die von den Kunden nicht beglichen werden, können für junge Unternehmen ein großes finanzielles Risiko darstellen. Schlimmstenfalls führen sie sogar zur eigenen Zahlungsunfähigkeit und schließlich in die Insolvenz, da die eigenen Fixkosten weiterhin bezahlt werden müssen. Um liquide zu bleiben und finanzielle Engpässe zu vermeiden, sollten sich Start-ups deswegen von Anfang an um ein funktionierendes Forderungsmanagement kümmern, indem sie Rechnungen rechtzeitig schreiben, nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Erinnerung und später auch Mahnungen verschicken. Hier können Buchhaltungsprogramme eine echte Erleichterung sein, denn sie helfen dabei, über ausstehende Zahlungen informiert zu bleiben und erinnern daran, wenn Fristen abgelaufen sind oder bald ablaufen werden, sodass eine Mahnung versendet werden kann.

Wichtige Bereiche der Buchhaltung

Die Buchhaltung unterteilt sich in verschiedene Bereiche. Von denen sind nicht alle für jedes Start-up von Bedeutung, da es immer darauf ankommt, wie das Unternehmen aufgebaut ist. Die Finanzbuchhaltung ist jedoch für jede Firma relevant, schließlich beschäftigt sie sich mit den Einnahmen und Ausgaben und erfasst somit die aktuelle Vermögenslage sowie die Gewinne und Verluste eines gesamten Geschäftsjahrs. Sie unterteilt sich in die Debitorenbuchhaltung, bei der sich alles um die Ausgangsrechnungen dreht, sowie in die Kreditorenbuchhaltung, die sich mit den Eingangsrechnungen von Lieferanten und die Begleichung derselben auseinandersetzt. Wenn ein Unternehmen Angestellte beschäftigt, kann außerdem die Lohnbuchhaltung wichtig werden, denn sie hat die Aufgabe, den Lohn der Mitarbeiter zu berechnen, diesen fristgerecht auszuzahlen und wichtige Meldungen bei den Sozialversicherungsträgern vorzunehmen. 

Auswahlkriterien für eine Buchhaltungssoftware

Abschließend listen wir die wichtigsten Funktionen eines modernen Buchhaltungsprogramms für Start-ups auf und erklären, warum diese relevant sind und wie Unternehmen die richtige Software-Lösung auswählen können:

• Funktionen: Sinnvolle Funktionen sind zum Beispiel die automatische Belegerfassung und eine Anbindung an das Online-Banking, sodass sich Belege und Kontobuchungen schnell und unkompliziert einander zuordnen lassen. In Abhängigkeit vom Unternehmen und dessen individueller Struktur können bei einer Buchhaltungssoftware zudem ein integriertes Kassensystem, eine integrierte Lohnbuchhaltung und eine Verwaltung der Lagerbestände empfehlenswert sein. 
• DATEV-Schnittstelle: Eine Schnittstelle für DATEV ermöglicht es, eng mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten und die Daten digital auszutauschen, sodass in vielen Fällen keine physischen Pendelordner zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei mehr hin- und hergeschickt werden müssen.
• Kundenservice: Wenn Probleme mit der Buchhaltungssoftware auftauchen, sollten sich diese schnell mithilfe des Kundenservices, entweder im Chat, am Telefon oder per E-Mail, lösen lassen. Nur so kommt es nicht zu langen Verzögerungen in den Abläufen.
• GoBD-konform: Unternehmer müssen bei ihrer Buchhaltung die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form berücksichtigen und sollten deswegen unbedingt eine Software aussuchen, die GoBD-konform ist.