Eine transparente Zeiterfassung hat viele Vorteile: Sie schafft Vertrauen, wahrt die Professionalität und bringt eine effiziente Ressourcen-Nutzung mit sich. Im Arbeitsalltag kann sie zudem innerhalb von Projekten äußerst wirkungsvoll sein.
Warum Zeiterfassung sinnvoll ist
Die Zeiterfassung bei der Arbeit ermöglicht es den Unternehmen bzw. deren Mitarbeitern noch besser und vor allem effizienter zu arbeiten. Es können Kosten und Zeit eingespart werden, die man lohnender nutzen kann, um die Produktivität zu verbessern und Projekte maßgeblich voranzubringen.
Insbesondere bei Projekten kann eine genaue Zeiterfassung dazu beitragen, den allgemeinen Fortschritt zu verfolgen, die jeweiligen Arbeitszeiten der Beteiligten besser im Blick zu behalten und die genauen (Abgabe)Fristen einzuhalten.
Zeiterfassung bei Projekten: die Vorteile
Der Einsatz von Zeiterfassungssystemen bringt gerade bei der Planung und Durchführung von Projekten zahlreiche Vorteile mit sich. Sie kann dazu beitragen, die Genauigkeit, die Effizienz und letztlich auch die Rentabilität enorm zu verbessern.
- Leistung & Arbeitszeit:
Projektmanager sollten stets einen guten Überblick über den Verlauf des Projekts sowie über den Fortschritt der einzelnen Arbeitsschritte haben. Mithilfe einer regelmäßig aktualisierten Zeiterfassung erhalten die Manager enorme Erleichterungen bei der erfolgreichen Umsetzung ihrer Aufgaben.
Sie können zudem zeitnah agieren, wenn es Engpässe oder Verzögerungen innerhalb des Projekts geben sollte. Auch etwaige Probleme können sich schneller identifizieren und entsprechend beheben lassen.
Den Mitarbeitern wiederum dient eine Erfassung ihrer Arbeitszeit als eine Art Erfolgskontrolle und dient zudem der Einhaltung bestimmter Arbeitszeitvorgaben.
- Ressourcen Management:
Wer die Zeit für bestimmte Abläufe und Kapazitäten stets im Blick behält, der kann die Unternehmensressourcen gut einplanen und Aufgaben bestmöglich zuweisen. Wie lange man für bestimmte Aufgaben benötigt, kann genauer eingeschätzt und innerhalb der Planung besser berücksichtigt werden. Auch welche Ressourcen überhaupt sinnvoll sind, kann so optimal eingeschätzt sowie Fehler im Projekt-Management direkt vermieden werden.
- Budget:
Wer die Arbeitszeiten und den Fortschritt bei einem Projekt direkt im Blick hat, kann auch das Budget genau überwachen. Tatsächlich abgeleistete Stunden werden mit der zuvor eingeplanten Zeit verglichen. So können frühzeitig entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden, um Kosten einzusparen, Arbeitsprozesse zu beschleunigen und das Budget nicht zu überschreiten.
- Arbeitsablauf:
Durch die Erfassung der Arbeitszeit bei einem Projekt lassen sich ineffiziente Arbeitsabläufe schneller identifizieren. Auch eignet sich die Erfassung für die präzise Zeit-Analyse, die für spezielle Projektaufgaben benötigt wird. Dadurch können Projektprozesse optimiert und produktiver gestaltet werden.
- Motivation:
Die Zeiterfassung kann zudem als Motivator dienen. Indem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit und damit den Fortschritt ihrer Leistungen genau im Fokus haben, können sie sich motiviert fühlen, effizienter zu arbeiten. Zudem ermöglicht es ihnen, ihre Leistung besser einzuschätzen und entsprechend zu modifizieren, um ihren Anteil am Projekterfolg beizutragen.
- Transparenz:
Sowohl für den Projektmanager als auch die Mitarbeiter eignet sich die Arbeitszeiterfassung als Tool, um eine nachvollziehbare Dokumentation ihrer Leistung und der Arbeitszeit zu erhalten. Dies bietet eine optimale Grundlage, wenn es zu etwaigen Missverständnissen oder Problemen innerhalb des Projektverlaufs kommt. So können sich Konflikte schneller lösen und damit die Kommunikation im Team positiv beeinflussen lassen.
- Buchhaltung:
Für eine detaillierte und transparente Rechnungsstellung sowie genaue Abrechnungen dient die Zeiterfassung via Software und Co. als perfekte Basis. Durch die Tatsache, dass die genaue Arbeitszeit und die währenddessen umgesetzten Tätigkeiten digital festgehalten werden, wird sichergestellt, dass nur für die erbrachten Leistungen bezahlt wird und keinerlei extra Kosten entstehen.