Warum überhaupt eine Outlook Signatur ändern?
Also, mal ehrlich – wie oft hast du schon eine E-Mail bekommen, bei der am Ende sowas stand wie „Gesendet von meinem iPhone“? Nicht gerade professionell, oder? 😉 Eine gut gestaltete Signatur kann da richtig was rausholen. Sie zeigt sofort, mit wem man es zu tun hat, vermittelt einen ersten Eindruck und spart auf Dauer sogar Zeit. Denn wenn du deine Kontaktdaten nicht jedes Mal eintippen musst, hast du schon gewonnen.
Ob du jetzt eine neue Position hast, dein Unternehmen umfirmiert wurde oder du einfach mal frischen Wind in deine Kommunikation bringen willst – es gibt viele Gründe, die eigene Outlook Signatur zu ändern. Und das geht leichter, als du denkst. Versprochen.
Outlook Signatur ändern – so geht’s
Fangen wir mit dem Klassiker an: Outlook für Windows. Du sitzt also vor deinem Rechner, hast eine Tasse Kaffee neben dir und willst loslegen? Dann folge einfach diesen Schritten – ganz ohne Technikstudium:
- Öffne Outlook und klicke oben links auf „Datei“
- Wähle „Optionen“ und dann „E-Mail“
- Dort findest du den Button „Signaturen…“ – draufklicken
- Jetzt kannst du entweder eine neue Signatur erstellen oder eine bestehende ändern
- Gib ihr einen Namen, damit du sie leicht wiedererkennst
- Im unteren Feld kannst du dann deinen Text eingeben – mit allen Infos, die du brauchst
Das Ganze funktioniert übrigens nicht nur für Standardtexte. Du kannst auch Bilder (z. B. dein Firmenlogo), Links oder sogar deine Social-Media-Icons einbauen – ganz wie du willst.
Übrigens: Denk auch an die automatische Zuordnung. Du kannst einstellen, ob die Signatur automatisch bei neuen Mails oder Antworten/Weiterleitungen eingefügt werden soll.
Mobil oder Desktop – wo liegen die Unterschiede?
Du bist viel unterwegs und checkst deine Mails am liebsten auf dem Handy? Dann sieht die Sache ein bisschen anders aus. Die Outlook App (egal ob iOS oder Android) hat eine deutlich abgespecktere Version des Signatur-Editors.
Hier ein Beispiel:
Wenn du bei deinem Handy auf Outlook gehst, dann auf dein Profilbild oben links tippst, findest du in den Einstellungen den Punkt „Signatur“. Das ist meistens nur ein einfacher Texteditor – keine Formatierung, keine Logos.
Klarer Fall: Wenn dir ein professionelles Erscheinungsbild wichtig ist, solltest du Mails möglichst vom Desktop aus schicken oder wenigstens sicherstellen, dass du auch mobil eine sinnvolle Signatur eingibst.
Was gehört eigentlich in eine gute Signatur?
Na, das kommt drauf an – ob du im kreativen Bereich arbeitest, in einem Konzern oder als Freelancer unterwegs bist. Aber hier sind ein paar Dinge, die fast immer sinnvoll sind:
- Dein vollständiger Name
- Deine Position oder Berufsbezeichnung
- Firmenname (inkl. Logo, falls gewünscht)
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Webseite
- Optional: Social-Media-Links oder ein kurzer Leitspruch
Beispiel gefällig?
Max Mustermann
Online Marketing Manager
Beispiel GmbH
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Und wenn du magst, kannst du sogar deinen Lieblingsspruch oder ein Zitat einbauen – solange es professionell bleibt. Kein „Work hard, play harder“-Kram, bitte. 😄
Typische Stolperfallen – und wie du sie vermeidest
Manchmal ist es wie verhext: Du änderst die Outlook Signatur, aber sie wird nicht übernommen. Oder du hast gleich zwei Signaturen und weißt nicht mehr, welche wo auftaucht. Was tun?
- Speichern nicht vergessen! Klingt banal, aber passiert ständig.
- Mehrere E-Mail-Konten? Achte darauf, dass du die Signatur dem richtigen Konto zuordnest.
- Falscher Modus? HTML, RTF oder Nur-Text – bei Formatierungsproblemen hilft es oft, den Modus zu checken.
- Signatur erscheint doppelt? Dann hast du vielleicht die automatische Signatur UND manuell Text eingefügt.
Mein Tipp: Signatur einmal ordentlich anlegen und dann in Ruhe lassen
Mach’s dir nicht unnötig schwer. Leg dir eine saubere Vorlage an, mit allen Infos, die du brauchst – und speicher sie dir extern ab. Word, Notepad oder OneNote – völlig egal. Hauptsache, du hast sie griffbereit, wenn du mal dein Outlook neu aufsetzt oder auf einem neuen Gerät arbeitest.
Und wenn du regelmäßig in verschiedenen Rollen unterwegs bist (z. B. privat, beruflich, nebenberuflich), dann leg dir mehrere Signaturen an. Die kannst du dann einfach auswählen, je nach Bedarf.
Fazit – lohnt es sich, die Outlook Signatur zu ändern?
Absolut. Es ist ein kleines Detail mit großer Wirkung. So wie ein ordentlicher Händedruck oder ein gepflegtes Profilbild. Du zeigst, dass du professionell arbeitest, ansprechbar bist und Wert auf Kommunikation legst.
Außerdem: Es kostet dich nur ein paar Minuten – bringt dir aber langfristig einen riesigen Vorteil.
Also, wie sieht deine Signatur gerade aus? Ist sie noch aktuell oder eher ein Relikt aus der Vor-iPhone-Zeit? Vielleicht ist genau jetzt der richtige Moment für ein kleines Update. 🙂
