Was heißt Autoreply – und wie funktioniert diese Technik?
Der Urlaub ruft, doch was passiert mit den E-Mails? Unter einem Auto-Responder oder Autoreply wird ein automatisches Antworten auf eingehende E-Mails verstanden. Eine solche Regel kann serverseitig eingerichtet werden. Gängige E-Mail-Programme sowie Komplettpakete für Unternehmen integrieren diese Möglichkeit ebenfalls.
Einrichtung der automatischen Antwort
Wenn die Einrichtung einer solchen Beantwortungsregel auf dem Mailserver erfolgt, ist meist der Administrator zu Rate zu ziehen, der eine solche Funktion mit wenigen Mausklicks einrichten kann. Sie können automatische Antworten in der Regel jedoch auch selbst über Ihr E-Mail-Programm konfigurieren und den entsprechenden Text festlegen, der automatisch als Antwort an alle eingehenden E-Mails geschickt werden soll. Komplexere Verwaltungsprogramme für das Büro bieten zusätzlich weitere Optionen an, um eingehende E-Mails zuvor zu filtern und nur ausgewählten Personen oder Gruppen eine Abwesenheitsnachricht zukommen zu lassen.
Weitere Anwendungsgebiete
Neben Abwesenheitsnotizen werden Auto-Responder bzw. die Autoreplayfunktion auch bei Bestellvorgängen, bei der Ein- oder Austragung in Newsletter oder für Empfangsbestätigungen eingesetzt.
Nicht vergessen bei Abwesenheit
Anzumerken ist, dass automatische Antwortsysteme grundsätzlich sinnvoll sind und eingehende E-Mails direkt beantwortet werden. Der Empfänger wird über die Abwesenheit des Mitarbeiters sofort informiert. Wenn der Mailserver oder das E-Mail-Programm jedoch unzureichende Optionen und Filtermöglichkeiten anbietet, so werden zusätzlich sämtliche eingehenden Spam-Mails beantwortet. Auf diese Weise erfährt der Spammer direkt, ob es sich um eine gültige E-Mail-Adresse handelt. Abhilfe können umfangreiche und komplexe Spamfilter schaffen.