So ändern Sie den Absender in Outlook schnell und einfach, um E-Mails mit einer anderen Adresse oder im Namen eines Teams zu senden.
Wenn Sie in Outlook den Absender ändern möchten, müssen Sie wissen, an welcher Stelle diese Einstellung versteckt ist. Die Antwort lautet: Es ist einfacher, als viele denken. In wenigen Klicks lässt sich festlegen, mit welcher Adresse eine Nachricht verschickt wird – egal ob es sich um ein privates Konto, eine Funktionsmail oder eine zusätzliche Alias-Adresse handelt.
Wer mehrere E-Mail-Konten in Outlook nutzt, kann mit der passenden Einstellung gezielt auswählen, von welcher Adresse eine Nachricht gesendet wird. Das bedeutet konkret: Sie können sowohl Ihre berufliche als auch Ihre private Adresse parallel nutzen, ohne sich ständig neu anmelden zu müssen.
Warum sollte man den Absender in Outlook ändern?
Es gibt viele Gründe, den Absender in Outlook zu wechseln. Manche möchten private und geschäftliche Kommunikation trennen, andere nutzen gemeinsame Postfächer im Team. Besonders praktisch ist es, wenn man projektbezogen mit einer speziellen Adresse arbeitet, die sich leichter zuordnen lässt. Auch bei internen Prozessen kann es helfen, wenn E-Mails über eine allgemeine Funktionsadresse wie info@ oder support@ verschickt werden.
Wer regelmäßig mit unterschiedlichen Absendern arbeitet, spart mit der richtigen Einrichtung Zeit und vermeidet peinliche Fehler – etwa, wenn versehentlich vom falschen Konto gesendet wird.
Wo findet man die Einstellung zum Absenderwechsel?
In der Desktop-Version von Outlook befindet sich die Absenderauswahl direkt im neuen Nachrichtenfenster. Dort gibt es die Schaltfläche „Von“. Sie ist manchmal standardmäßig ausgeblendet, lässt sich aber mit einem Klick auf „Optionen“ oder „Alle Felder anzeigen“ einblenden.
Sobald das Feld sichtbar ist, genügt ein Klick, um die gewünschte Absenderadresse auszuwählen. Bei mehreren eingerichteten Konten werden diese dort automatisch angezeigt. Wer ein zusätzliches Postfach nutzen möchte, kann die Adresse auch manuell eintragen.
Wichtig: Damit der Wechsel funktioniert, muss das entsprechende Konto oder Postfach in Outlook korrekt eingerichtet sein und über die notwendigen Berechtigungen verfügen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Outlook Absender ändern
- Outlook öffnen und auf „Neue E-Mail“ klicken.
- Im Nachrichtenfenster oben auf „Optionen“ gehen.
- Den Button „Von“ aktivieren, falls er noch nicht sichtbar ist.
- Auf „Von“ klicken und gewünschte Absenderadresse auswählen.
- Falls Adresse nicht gelistet: „Weitere E-Mail-Adresse“ wählen und Adresse eintragen.
- Nachricht verfassen und wie gewohnt versenden.
Diese Vorgehensweise gilt sowohl für Outlook 2016, 2019, 2021 als auch für Microsoft 365. In der Webversion (Outlook.com oder OWA) funktioniert es ähnlich, jedoch ist die Absenderauswahl oft direkt sichtbar.
| Version | Menüpunkt für Absenderwahl | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Outlook Desktop | Optionen → Von | Feld oft ausgeblendet |
| Outlook Web (OWA) | Direkt im Nachrichtenkopf | Adressen aus Dropdown |
| Outlook Mobile App | Tippen auf Absenderzeile | Konto muss eingerichtet sein |
Wie kann ich den Absendernamen in Outlook ändern?
Wer nicht nur die E-Mail-Adresse, sondern auch den angezeigten Namen anpassen möchte, muss in die Kontoeinstellungen wechseln. Dazu oben links in Outlook auf „Datei“ klicken, dann „Kontoeinstellungen“ auswählen, das gewünschte Konto markieren und auf „Ändern“ gehen. Unter Benutzerinformationen kann nun der Name geändert werden, der beim Empfänger angezeigt wird. An derselben Stelle lässt sich auch der Standard-Absender festlegen, damit dieser automatisch für alle neuen Nachrichten genutzt wird.
Praxisteil: Alles, was Sie zum Absenderwechsel in Outlook wissen müssen
Wenn man tiefer in die Funktionen von Outlook eintaucht, merkt man schnell: Der Absenderwechsel ist nicht nur eine einfache Auswahl im Nachrichtenfenster, sondern ein sehr flexibles Werkzeug, das die gesamte Kommunikation deutlich effizienter machen kann. Viele Nutzer arbeiten heute mit mehreren Postfächern – sei es, weil sie in einer Firma verschiedene Rollen ausfüllen, als Selbstständige mehrere Kunden betreuen oder privat und beruflich klar trennen wollen. Genau hier kommt die Möglichkeit ins Spiel, den Absender flexibel zu ändern. In der Praxis sieht das oft so aus: Sie starten eine neue Nachricht, bemerken, dass Sie gerade mit der falschen Adresse unterwegs sind, und klicken einfach auf „Von“. Doch hinter dieser simplen Aktion steckt mehr. Outlook verwaltet im Hintergrund die gesamte Zuordnung von Postfächern, Alias-Adressen und Berechtigungen. Das bedeutet, dass jede Adresse, die Sie auswählen, nicht nur technisch hinterlegt sein muss, sondern auch mit den richtigen Rechten versehen werden sollte. Bei Firmenkonten sorgt der Administrator meist dafür, dass Sie im Namen eines gemeinsamen Postfachs senden können.
Bei privaten Konten dagegen müssen Sie oft selbst in den Kontoeinstellungen Hand anlegen, einen Alias hinzufügen oder sogar den Absendernamen anpassen. Letzteres ist besonders wichtig, wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails einen professionellen Eindruck hinterlassen – ein kryptischer Name oder falsche Schreibweise kann schnell unprofessionell wirken. Darüber hinaus sollten Sie wissen, dass Outlook den zuletzt genutzten Absender oft automatisch für die nächste Nachricht übernimmt. Das ist praktisch, kann aber auch dazu führen, dass man versehentlich zu lange mit dem falschen Konto schreibt. Wer hier auf Nummer sicher gehen will, sollte das Standardkonto bewusst wählen und regelmäßig kontrollieren. Spannend ist auch, wie sich der Absenderwechsel zwischen den verschiedenen Versionen von Outlook unterscheidet. In der Weboberfläche etwa sind manche Funktionen sichtbarer und einfacher zugänglich, während in der Desktop-App zunächst Schaltflächen eingeblendet werden müssen. In der mobilen App wiederum ist alles auf Platzersparnis optimiert – hier reicht oft ein Fingertipp auf den Absenderbereich, um zwischen den Konten zu wechseln.
Egal auf welcher Plattform: Das Prinzip bleibt gleich – das richtige Konto muss vorher eingerichtet sein. Und genau hier scheitert es in der Praxis oft. Viele versuchen, spontan eine neue Absenderadresse einzugeben, ohne dass diese jemals in den Kontoeinstellungen angelegt oder mit Berechtigungen versehen wurde. Das führt unweigerlich zu Fehlermeldungen. Deshalb lohnt es sich, einmal sauber alle Konten zu hinterlegen, die man nutzen möchte. Wenn Sie das getan haben, ist der eigentliche Wechsel im Alltag nur noch eine Sache von Sekunden – und das kann, gerade bei hohem E-Mail-Aufkommen, eine echte Arbeitserleichterung sein.
Kann man den Absender auch dauerhaft ändern?
Ja, über die Kontoeinstellungen in Outlook lässt sich festlegen, welches Konto standardmäßig für neue Nachrichten genutzt wird. Dazu unter „Datei“ → „Kontoeinstellungen“ das bevorzugte Konto auswählen und als Standard festlegen. So spart man sich das manuelle Umstellen bei jeder neuen Nachricht.
Praktisch: Wer Outlook mit mehreren Postfächern verwendet, kann trotzdem jederzeit für einzelne E-Mails einen anderen Absender wählen, ohne die Standardeinstellung zu ändern.
Was tun, wenn die gewünschte Adresse nicht angezeigt wird?
Falls eine Adresse in der Auswahl fehlt, liegt es meist an fehlenden Berechtigungen oder daran, dass das Konto nicht korrekt eingerichtet wurde. Bei gemeinsamen Postfächern muss der Administrator im Microsoft 365- oder Exchange-Adminbereich die Sendeberechtigung („Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“) aktivieren.
In privaten Konten reicht es oft, den Alias in den Kontoeinstellungen hinzuzufügen und zu synchronisieren. Danach erscheint er in der Auswahlliste.
Wann ist das Ändern des Absenders sinnvoll?
Das ist besonders dann praktisch, wenn Sie E-Mails im Namen eines Teams, Projekts oder einer Abteilung verschicken. Auch bei Freelancern, die mehrere Kunden betreuen, sorgt die richtige Absenderadresse für Professionalität. Wer im Kundensupport arbeitet, nutzt oft zentrale Adressen – das spart Rückfragen und sorgt für klare Zuordnung.
Manchmal ist es auch schlicht angenehmer, private und geschäftliche Postfächer nicht zu vermischen. Outlook macht diese Trennung leicht, sobald man weiß, wo die Funktion zu finden ist.
Tipps für den schnellen Absenderwechsel
- Tastenkürzel nutzen: In manchen Outlook-Versionen lässt sich die Absenderauswahl mit ALT+F, V direkt ansteuern.
- Standardkonto bewusst wählen: So spart man Klicks bei der Mehrfachnutzung.
- Vorlagen erstellen: Wer oft mit bestimmten Absendern schreibt, kann sich passende E-Mail-Vorlagen anlegen.
- Mobile Geräte synchronisieren: Einstellungen in der Desktop-App wirken sich nicht automatisch auf Smartphone oder Tablet aus.
Häufig gestellte Fragen zum Absenderwechsel in Outlook
Wie kann ich den Absender in Outlook ändern?
Im neuen E-Mail-Fenster auf „Von“ klicken und die gewünschte Adresse auswählen. Alternativ in den Kontoeinstellungen das Konto anpassen.
Wie kann ich den Absendernamen in Outlook ändern?
Unter „Datei“ → „Kontoeinstellungen“ → Konto auswählen → „Ändern“. Dort unter „Benutzerinformationen“ den Namen eintragen, der angezeigt werden soll.
Wie kann ich den Absender einer E-Mail ändern?
Beim Schreiben einer Nachricht einfach im „Von“-Feld eine andere Adresse auswählen oder manuell eintragen, falls berechtigt.
Wie ändere ich die Absenderoption in Outlook?
Die Absenderoption befindet sich im Nachrichtenfenster über die Schaltfläche „Von“. Falls nicht sichtbar, unter „Optionen“ einblenden.
Wo finde ich in Outlook Absender anzeigen?
Im Nachrichtenfenster über die Schaltfläche „Von“. Bei ausgeblendeter Anzeige unter „Optionen“ oder „Alle Felder anzeigen“ aktivieren.
Kann ich in Outlook eine andere Absenderadresse hinzufügen?
Ja, über „Weitere E-Mail-Adresse“ im Absenderfeld oder durch Einrichten in den Kontoeinstellungen.
Ist es möglich, im Namen eines anderen zu senden?
Ja, sofern der Administrator „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“ aktiviert hat.
Zusammenfassung
Das Ändern des Absenders in Outlook ist keine komplizierte Aufgabe, sondern eine Funktion, die mit wenigen Klicks erreichbar ist. Wer mehrere Konten oder Postfächer verwaltet, kann so flexibel bestimmen, von welcher Adresse E-Mails verschickt werden. Ob in der Desktop-App, im Web oder auf dem Smartphone – die Schritte sind ähnlich und schnell umsetzbar. Wichtig ist nur, dass die entsprechenden Konten eingerichtet und Berechtigungen vorhanden sind. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und die Kommunikation gezielter steuern.
