Ab Outlook 2016: freigegebenen Kalender öffnen

Freigegebenen Kalender in Outlook öffnen: so geht’s.

Microsoft Outlook ist zweifelsohne eines der am häufigsten verwendeten E-Mail-Programme weltweit. Der Funktionsumfang wird von Jahr zu Jahr größer und die Einstellungsmöglichkeiten komplexer. Wenn Sie Outlook im Arbeitsumfeld nutzen, so möchten Sie ggf. auf die Kalender Ihrer Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzen zugreifen, um Termine abzustimmen und die Wochenbelegungen zu überprüfen. Hierzu besteht bei Outlook die Möglichkeit, freigegebene Kalender der eigenen Kalenderübersicht hinzuzufügen. Auf diese Weise erhalten Sie nicht nur einen Überblick über Ihre persönlichen Kalender sowie Gruppenkalender, sondern können auch einen Blick in die freien und belegten Zeiten im Kollegenkreis schauen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen gerne.

Kalenderfreigabe nur mit Rechten möglich

Zunächst sollten Sie sich bewusst sein: Sie können nur einen Kalender zu Ihrer Übersicht hinzufügen, wenn Sie für die Einsicht die entsprechenden Rechte erhalten haben. Der Besitzer bzw. die Besitzerin des Kalenders muss somit zunächst in den Eigenschaften des Kalenders die Freigaben erteilen und festlegen, welche Elemente Sie sehen dürfen.

Im Bereich „Freigeben“ –> „Kalenderberechtigungen“ können Sie einstellen, welche Personen aus Ihrem Unternehmen, Ihrem Adressbuch oder Ihrer Kontaktliste Berechtigungen erhalten.

Ab Outlook 2016 Freigegebenen Kalender öffnen1

Verschiedene Rechte bei Outlook

„Lesen“ bedeutet, dass Sie nur freie und gebuchte Zeiten sehen dürfen. Betreff und Ort sowie alle weiteren, hinterlegten Details, bleiben Ihnen bei dieser Einstellung vorborgen. Natürlich können an dieser Stelle auch weitergehende Rechte vergeben werden. So kann der Kalenderbesitzer Ihnen Schreibrechte einräumen oder die Möglichkeit gewähren, Löschungen vorzunehmen. Stellen Sie also vorab sicher, dass Sie über die nötigen Rechte verfügen, damit Sie den für Sie freigegebenen Kalender auch hinzufügen können.

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Freigegebenen Kalender hinzufügen – Lösung

  1. Öffnen Sie zunächst Microsoft Outlook
  2. Klicken Sie nun auf das Kalender-Symbol im linken, unteren Bereich
  3. Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf „Meine Kalender“
  4. Wählen Sie „Kalender hinzufügen“
  5. Klicken Sie nun auf „Freigegebenen Kalender öffnen“
  6. Klicken Sie nun auf „Name“ um den Namen der Person hinzuzufügen, dessen oder deren Kalender Sie sehen möchten.
  7. Bestätigen Sie mit „OK“

Ab Outlook 2016 Freigegebenen Kalender öffnen2

Kalender synchronisiert

Beachten Sie, dass nicht direkt sämtliche Elemente sichtbar sind. Unmittelbar nach dem Hinzufügen eines neuen Kalenders kann es durchaus sein, dass Microsoft Outlook einige Minuten benötigt, um alle Elemente entsprechend zu laden. Haben Sie also etwas Geduld und schließen Sie Outlook während dieser Zeit bitte nicht. Im unteren Bereich (Statusleiste) des Programms können Sie sehen, dass Outlook noch synchronisiert.

Freigegebener Kalender kann nicht gefunden werden

Wenn Sie den gesuchten Kalender oder die gesuchte Person nicht finden können, so können Sie eine manuelle Freigabe erbitten: Führen Sie die zuvor genannten Schritte durch, aber suchen Sie innerhalb Ihres Adressbuchs nach der Person, deren Kalender Sie sehen möchten. Sie können der Person auf diese Weise eine E-Mail-Anfrage stellen, mit der Bitte um Freigabe. Der Kalender muss nun vom Besitzer/von der Besitzerin manuell freigegeben werden. Das funktioniert vielfach leider nur rückwirkend, so dass künftige Änderungen nicht erscheinen.

Rechteproblem, Benutzer nicht hinzufügt

Die Fehlerquelle liegt an dieser Stelle in der Regel bei der Rechtevergabe. Überprüfen Sie (oder lassen Sie überprüfen), ob Sie wirklich als berechtigte Person eingetragen sind. Häufig werden zwar Rechte erteilt, diese allerdings nicht mit einer Person verknüpft. Stellen Sie also sicher, dass die Person, der der Kalender gehört, auch tatsächlich Ihren Namen oder Ihre Kennung im Bereich der berechtigten Personen eingetragen hat.

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Übersichtliche Darstellung

In Outlook sehen Sie künftig nicht nur Ihren eigenen Kalender, sondern auch alle Kalender, für die Sie freigegebenen wurden und die Sie hinzugefügt haben. Nun können Sie die Kalender farblich voneinander abheben, einblenden oder ausblenden oder Ansicht-Einstellungen vornehmen. Bedenken Sie, dass diese Ansicht zunächst nur für Sie gilt. Wenn Sie allerdings als gleichberechtigte Person einen Gruppenkalender bearbeiten, ist keine Seltenheit, dass dortige Änderungen für alle Benutzer übernommen werden. Achten Sie also darauf, möglichst nur Änderungen vorzunehmen, die Ihre eigene Darstellung bzw. Ansicht betreffen.

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