Outlook: E-Mail zeitversetzt verschicken – so geht’s.
Sowohl im privaten Bereich, als auch im Büroalltag kommt es vor, dass Emails zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt versendet werden sollen. Wir möchten Ihnen deshalb in diesem Beitrag zeigen, wie Sie eine zeitverzögerte bzw. zeitversetzte E-Mail schreiben, vorbereiten und letztlich automatisiert über Outlook verschicken. Auf diese Weise können Sie bequem festlegen, dass ein bestimmter Text, den Sie zu einem beliebigen Zeitpunkt anfertigen, zu einer exakten, vordefinierten Zeit an ausgewählte Adressaten verschickt werden. Wenn Sie beispielsweise zu den Menschen gehören, die sich Ihre Arbeitszeit frei einteilen können und ggf. nachts arbeiten, können Sie Emails vorbereiten und zu einem späteren Zeitpunkt automatisch verschicken lassen.
Outlook-Funktion zum zeitversetzten Mailversand
Microsoft Outlook bietet an dieser Stelle eine nützliche Funktion, die ganz ohne Plugin oder Addon genutzt werden kann. Es handelt sich hierbei um ein ganz normales Bordmittel, um eine Standardfunktion, die in allen aktuellen Outlook-Versionen zur Verfügung steht. Durch diese Funktion können Sie die Übermittlung Ihrer Emails künstlich verzögern und sicherstellen, dass diese zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt versendet werden. Hierfür stellt Ihnen Microsoft Outlook die entsprechenden Optionen und Einstellungsmöglichkeiten bereit.
Lösung: Wie verschickt man zeitversetzt eine Email?
Wenn Sie zeitverzögert eine E-Mail verschicken möchten, so gehen Sie am besten direkt wie folgt vor:
- Starten Sie zunächst Microsoft Outlook und vergewissern Sie sich, dass Sie über die neueste Programmversion verfügen
- Klicken Sie auf den Button „Neue E-Mail“
- Schreiben Sie nun Ihre E-Mail, legen die Anhänge fest und wählen den Adressatenkreis
- Klicken Sie jetzt im oberen Menüband auf „Optionen“
- Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Übermittlung verzögern“
- Wählen Sie „Übermittlung verzögern bis“ in den Übermittlungsoptionen und definieren Sie den Zeitpunkt, zu welchem die E-Mail verschickt werden soll
- Klicken Sie nun auf den Button „schließen“
- Senden Sie nun Ihre Email
- Überprüfen Sie, dass sich Ihre Email im Ordner „Postausgang“ befindet.
Email wird automatisch versendet
Die Voraussetzung dafür, dass Ihre E-Mail automatisiert verschickt wird, ist ein eingeschalteter Computer bzw. ein gestartetes Programm. Wenn Sie den Computer nach dem Erstellen Ihrer zeitverzögerten Email herunterfahren, so wird diese nicht verschickt. Ihr Computer muss daher aktiv bleiben und sollte während Ihrer Abwesenheit auch nicht in den Energiesparmodus versetzt werden oder Updates laden. Gleichzeitig sollten Sie sicherstellen, dass Microsoft Outlook geöffnet ist, damit die E-Mail ordnungsgemäß zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden kann.
Zeitversetztes Senden deaktiviert
Wenn Sie per Exchange-Server arbeiten, so kann es vorkommen, dass Ihre Organisation das zeitversetzte Verschicken von Emails blockiert hat. Idealerweise führen Sie deshalb einen kurzen Test durch und überprüfen, ob die E-Mail entsprechend Ihrer Einstellungen korrekt versendet wird.
Fazit
Mit nur wenigen Mausklicks schaffen Sie es, eine E-Mail zu schreiben, die zu einem späteren Zeitpunkt verschickt wird. Die Funktion „Übermittlung verzögern“ ist eine sehr sinnvolle Erweiterung bzw. Ergänzung des sehr großen Einstellungsumfangs von Microsoft Outlook.