Element Pro als Alternative zu Teams: Überblick, Tipps und Installation

Element Pro kann Microsoft Teams ersetzen, wenn sichere Chats, selbstbestimmtes Hosting und die Kommunikation über offene Matrix-Strukturen wichtiger sind als die enge Verzahnung mit Microsoft 365. Für Unternehmen, die täglich Word-Dateien gemeinsam bearbeiten, Outlook-Termine organisieren und zahlreiche Teams-Erweiterungen nutzen, ist Element dagegen kein gleichwertiger Austausch ohne zusätzliche Werkzeuge. Vor der Installation solltest du daher zuerst klären, wer den Matrix-Server betreibt und welche Teams-Funktionen tatsächlich ersetzt werden müssen.

Der Name Element Pro bezeichnet ein professionell ausgerichtetes Angebot rund um den Element-Client und das Matrix-Protokoll. Leistungsumfang, Betriebsmodell und Produktbezeichnungen können sich ändern. Verbindlich sind deshalb das ausgewählte Angebot und die zugehörigen Unterlagen von Element, insbesondere die Bereiche zu Preisen, Bereitstellung, Sicherheit und Administration. Eine kostenlose öffentlich nutzbare Element-Installation ist nicht automatisch mit einem betrieblich verwalteten Pro-Angebot identisch.

Warum Element anders funktioniert als Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein zentraler Bestandteil von Microsoft 365. Identitäten, Besprechungen, Kalender, Dateien und Office-Anwendungen greifen innerhalb dieses Ökosystems ineinander. Element ist dagegen ein Kommunikationsclient für Matrix, ein offenes Protokoll für dezentrale Echtzeitkommunikation. Nutzer schreiben Direktnachrichten oder tauschen sich in Räumen aus, während die Konten und Nachrichten von einem ausgewählten Matrix-Heimserver verwaltet werden.

Diese Architektur macht einen wesentlichen Unterschied: Ein Unternehmen kann einen Matrix-Dienst beziehen oder eine eigene Umgebung betreiben. Je nach Konfiguration ist auch eine Verbindung mit Nutzern auf anderen Matrix-Servern möglich. Diese sogenannte Föderation ähnelt eher dem Prinzip der E-Mail als einem einzigen, vollständig abgeschlossenen Plattformkonto. Der Betreiber kann sie erlauben, begrenzen oder deaktivieren.

Element unterstützt typische Kommunikationsaufgaben wie Einzel- und Gruppenchats, Räume, Dateianhänge, Erwähnungen und Benachrichtigungen. Sprach- und Videoanrufe beziehungsweise Konferenzen hängen teilweise von der eingesetzten Element-Version, dem Server und den eingerichteten Anrufdiensten ab. Vor einem Umstieg sollte ein Testkonto deshalb nicht nur den Chat, sondern ausdrücklich Bildschirmfreigabe, Besprechungen, Gastzugänge und die verwendeten Browser prüfen.

Element Pro und Teams im gemeinsamen Entscheidungsraster

Ein sinnvoller Vergleich beginnt nicht mit der Oberfläche, sondern mit den Aufgaben im Arbeitsalltag. Die folgende Einordnung nutzt für beide Systeme dieselben fünf Kriterien.

• Chat und Räume: Beide Plattformen strukturieren Unterhaltungen in Gruppenbereichen und Direktnachrichten. Element passt besonders gut, wenn Matrix-Räume und eine mögliche Kommunikation über Organisationsgrenzen hinweg gewünscht sind. Teams ist naheliegender, wenn Unterhaltungen eng mit Microsoft-365-Gruppen und -Kanälen verbunden bleiben sollen.
• Besprechungen: Teams bietet ein stark integriertes Besprechungssystem mit Kalenderbezug. Element kann Audio-, Video- und Konferenzfunktionen bereitstellen, doch deren genaue Ausgestaltung hängt von Bereitstellung und Version ab. Wiederkehrende Großveranstaltungen oder spezielle Moderationsfunktionen müssen vorab erprobt werden.
• Dateien und gemeinsames Bearbeiten: In Element lassen sich Dateien in Unterhaltungen austauschen. Das ersetzt nicht automatisch die gemeinsame Office-Bearbeitung, Versionsverwaltung und Ablage über SharePoint oder OneDrive. Dafür wird gegebenenfalls eine getrennte Dokumentenplattform benötigt.
• Kontrolle und Datenschutz: Matrix ermöglicht unterschiedliche Betriebsmodelle bis hin zu einer selbst verwalteten Umgebung. Das schafft Gestaltungsspielraum, überträgt aber Verantwortung für Updates, Sicherungen, Richtlinien und Verfügbarkeit an die Organisation oder ihren Dienstleister.
• Administration und Einbindung: Teams fügt sich direkt in die Identitäts- und Verwaltungswelt von Microsoft ein. Element kann je nach professionellem Angebot ebenfalls zentral verwaltet und mit vorhandenen Anmeldesystemen verbunden werden. Ob etwa Single Sign-on, Geräteverwaltung oder bestimmte Aufbewahrungsregeln enthalten sind, muss im vorgesehenen Pro-Paket geprüft werden.

Element Pro ist somit vor allem eine Alternative zur Kommunikationsschicht von Teams. Es ist nicht automatisch ein Ersatz für das gesamte Microsoft-365-Paket. Wer Teams nur für Chats, Projektgruppen und überschaubare Besprechungen verwendet, hat einen wesentlich einfacheren Wechsel vor sich als ein Unternehmen mit SharePoint-Ablagen, Telefonie, Webinarabläufen und automatisierten Teams-Workflows.

Für welche Arbeitsumgebungen der Wechsel passt

Element Pro ist besonders interessant für Organisationen, die den Speicherort und Betrieb ihrer Kommunikation stärker beeinflussen möchten. Auch Arbeitsgruppen, die bereits Matrix einsetzen oder mit mehreren getrennten Organisationen kommunizieren, können von der offenen Struktur profitieren. Ein weiterer passender Fall ist eine Umgebung, in der Chat und Dokumentenverwaltung bewusst über getrennte, jeweils ausgewählte Systeme laufen.

Weniger geeignet ist ein schneller Austausch ohne Bestandsaufnahme, wenn Teams als Zugang zu fast allen Arbeitsprozessen dient. Dazu gehören gemeinsam bearbeitete Office-Dokumente, tief eingebundene Outlook-Besprechungen, SharePoint-Seiten, branchenspezifische Teams-Apps oder eine bestehende Microsoft-Telefonielösung. Solche Funktionen benötigen entweder einen eigenen Ersatz oder bleiben zunächst parallel bestehen.

Auch Selbsthosting ist kein automatischer Vorteil. Es passt nur, wenn Zuständigkeiten für Betrieb, Überwachung, Aktualisierungen, Sicherungen und Wiederherstellung festgelegt sind. Fehlt dieses Wissen intern, ist ein verwaltetes Angebot meist die verlässlichere Variante. Datenschutz entsteht nicht allein durch einen eigenen Server, sondern durch eine passende Gesamtkonfiguration und geregelte Zugriffe.

Vor der Installation drei Entscheidungen treffen

1. Betriebsmodell festlegen: Entscheide, ob ein verwalteter Dienst oder eine selbst betriebene Matrix-Umgebung genutzt wird. Davon hängen Serveradresse, Registrierung, Support und Administration ab.
2. Funktionsumfang abgleichen: Notiere alle tatsächlich verwendeten Teams-Funktionen. Ordne jeder Funktion entweder Element, einem anderen Werkzeug oder einer vorübergehenden Parallelnutzung zu. Besonders wichtig sind Kalender, Dokumente, externe Gäste, Konferenzen, Telefonie und automatisierte Abläufe.
3. Sicherheitsregeln bestimmen: Lege fest, wer Räume anlegen darf, ob Föderation zulässig ist, wie externe Personen eingeladen werden und wie verschlüsselte Konten wiederhergestellt werden. Bei einer Organisation gehören diese Entscheidungen in die zentrale Einrichtung und nicht auf einzelne Nutzer verteilt.

Ein kleiner Pilot mit echten Arbeitssituationen ist aussagekräftiger als eine reine Funktionsliste. Eine Projektgruppe kann beispielsweise eine Woche lang einen Raum, Direktnachrichten, Dateianhänge, eine externe Einladung und eine Videokonferenz testen. Der Wechsel ist erst belastbar geplant, wenn auch Benachrichtigungen auf mehreren Geräten und die Kontowiederherstellung funktionieren.

Element auf Computer und Smartphone installieren

Für die Nutzung brauchst du ein Konto auf einem Matrix-Heimserver. In einer Firma sollte die Administration die vorgesehene Serveradresse und den zulässigen Anmeldeweg bereitstellen. Erstelle nicht eigenständig ein Konto auf einem öffentlichen Server, wenn ein betriebliches Pro-System vorgesehen ist: Konten verschiedener Heimserver sind getrennte Identitäten und lassen sich nicht beliebig zusammenführen.

1. Öffne die offizielle Download-Rubrik von Element und wähle den Desktop-Client für dein Betriebssystem. Alternativ kann die vom Unternehmen freigegebene Webversion verwendet werden. Auf Android oder iOS installierst du die offizielle Element-App aus dem jeweiligen App-Store.
2. Starte Element und wähle die Anmeldung. Prüfe vor der Eingabe deiner Zugangsdaten, welcher Heimserver angezeigt wird. Bei einem Unternehmenskonto muss dieser mit der Vorgabe der Administration übereinstimmen.
3. Melde dich mit dem bereitgestellten Konto an. Falls die Organisation eine zentrale Anmeldung eingerichtet hat, wirst du möglicherweise zum betrieblichen Anmeldedienst weitergeleitet.
4. Bestätige beziehungsweise verifiziere das neue Gerät nach den angezeigten Schritten. Ein bereits angemeldetes Gerät kann dabei zur Bestätigung dienen. Überspringe diesen Punkt nicht, wenn verschlüsselte Räume eingesetzt werden.
5. Richte die sichere Wiederherstellung ein und bewahre den Wiederherstellungsschlüssel getrennt vom Gerät auf. Die genaue Bezeichnung des Verfahrens kann je nach Element-Version und Serverkonfiguration abweichen. Folge den sichtbaren Sicherheitseinstellungen des Clients und den Vorgaben deiner Organisation.
6. Öffne einen vorgesehenen Testraum. Sende eine Nachricht und einen unkritischen Dateianhang, prüfe Erwähnungen sowie Benachrichtigungen und führe bei Bedarf einen Testanruf durch.

Eine erfolgreiche Anmeldung allein reicht als Kontrolle nicht aus. Der Client ist erst arbeitsbereit, wenn verschlüsselte Nachrichten auf allen freigegebenen Geräten lesbar sind, Benachrichtigungen sinnvoll eintreffen und ein abgemeldetes Konto mit dem vorgesehenen Verfahren wiederhergestellt werden kann.

Räume übersichtlich und sicher einrichten

Eine Raumstruktur sollte den Arbeitsabläufen folgen und nicht jede bisherige Teams-Unterteilung ungeprüft nachbauen. Ein Raum kann beispielsweise ein Projekt, eine Abteilung oder einen zeitlich begrenzten Vorgang abbilden. Aussagekräftige Namen und Beschreibungen helfen neuen Mitgliedern, Zweck und Vertraulichkeit sofort zu erkennen.

Prüfe beim Anlegen eines Raums insbesondere den Zugriff, die Einladung externer Mitglieder und die Verschlüsselung. Änderungen an Zugriffsregeln können weitreichende Folgen haben. Vertrauliche Inhalte gehören nicht in einen Raum, dessen Mitgliederkreis oder Verbindung zu anderen Servern unklar ist.

Bei vielen Räumen helfen Spaces, zusammengehörige Bereiche zu ordnen. Ob und wie sie in der eingesetzten Version verwendet werden, lässt sich in der Element-Hilfe unter den Themen Räume und Spaces nachvollziehen. Für die tägliche Arbeit sind wenige klar benannte Räume meist hilfreicher als eine große Zahl kleinteiliger Kanäle.

Typische Stolperstellen beim Umstieg

• Falscher Heimserver: Ein Nutzer registriert sich auf einem öffentlichen Server, obwohl ein Organisationskonto vorgesehen ist. Vor jeder Registrierung müssen Serveradresse und Kontoart feststehen.
• Verlorene Schlüssel: Das Passwort allein stellt den Zugriff auf verschlüsselte Nachrichten nicht in jedem Fall wieder her. Sichere Wiederherstellung und Geräteverifizierung müssen bereits während der Einrichtung getestet werden.
• Ungeklärte Dateiverwaltung: Chat-Anhänge werden mit einer vollständigen Dokumentenablage verwechselt. Bestimme separat, wo verbindliche Dateien, Versionen und Freigaben liegen.
• Ungeprüfte Konferenzen: Ein funktionierender Einzelanruf beweist nicht, dass größere Besprechungen, Bildschirmfreigabe und externe Teilnehmer wie benötigt funktionieren. Teste genau die geplanten Formate.
• Zu frühes Abschalten von Teams: Alte Unterhaltungen, Dateien, Besprechungslinks und Arbeitsabläufe können noch gebraucht werden. Eine Übergangsphase sollte erst enden, wenn Aufbewahrung und Zugriff geklärt sind.

Eine klare Entscheidung für oder gegen Element Pro

Wähle Element Pro, wenn Matrix-Kommunikation, wählbarer Betrieb und kontrollierbare Organisationsgrenzen den Ausschlag geben und zusätzliche Systeme für Kalender oder Dokumente akzeptabel sind. Bleibe bei Teams oder plane einen hybriden Übergang, wenn Microsoft 365 den Kern der Zusammenarbeit bildet und zahlreiche integrierte Funktionen unverändert weiterlaufen müssen.

Die risikoärmste Reihenfolge lautet: zuerst das Betriebsmodell bestimmen, dann Teams-Funktionen einzeln zuordnen, anschließend eine reale Arbeitsgruppe testen und erst nach erfolgreicher Wiederherstellungs- und Besprechungsprobe ausweiten. So wird aus einem Softwarevergleich eine überprüfbare Migrationsentscheidung.

Häufige Fragen zur betrieblichen Nutzung

Können Element und Teams während des Wechsels parallel laufen?

Ja, eine zeitlich begrenzte Parallelnutzung kann sinnvoll sein. Lege dabei eindeutig fest, welches System für welche Kommunikation verbindlich ist. Andernfalls entstehen doppelte Einladungen, verstreute Entscheidungen und unklare Dateiablagen. Ein mögliches Modell ist Element für ein neues Pilotprojekt, während bestehende Teams-Projekte bis zu ihrem Abschluss unverändert bleiben.

Lassen sich alte Teams-Unterhaltungen einfach in Element übernehmen?

Eine vollständige Übernahme sollte nicht vorausgesetzt werden. Datenexport, Aufbewahrung und Import hängen von den eingesetzten Microsoft-Diensten, Berechtigungen sowie den verfügbaren Migrationswerkzeugen ab. Kläre zuerst, welche Inhalte aus rechtlichen oder betrieblichen Gründen erhalten bleiben müssen. Häufig ist ein sauber dokumentiertes Archiv sinnvoller als der Versuch, jede alte Unterhaltung in neue Matrix-Räume zu übertragen.

Was passiert, wenn ein Smartphone mit angemeldetem Element verloren geht?

Das Gerät sollte über die vorgesehenen Verwaltungs- oder Kontoeinstellungen abgemeldet beziehungsweise seine Sitzung widerrufen werden. Bei einem Unternehmenskonto ist die zuständige Administration einzubeziehen. Ein zuvor gesicherter Wiederherstellungsweg erleichtert den Zugriff auf verschlüsselte Inhalte am Ersatzgerät; er ersetzt jedoch nicht das Sperren des verlorenen Smartphones und den Widerruf seiner Sitzung.